Seit der Corona-Virus unseren Alltag beherrscht, ist das Home-Office für viele Unternehmen eine tolle Möglichkeit, ohne große Einschränkungen weiter zu agieren. Was dabei aber für viele eine große Herausforderung ist, ist die Umstellung auf die rein digitale Zusammenarbeit. Wir Onliner sind hier sicherlich im Vorteil und haben da schon einige Routinen geschaffen – aber trotzdem ist es nicht verkehrt, immer wieder einen Blick auf die Effizienz zu werfen. Oft sind es einfach Details von Services oder Software, die im Arbeitsalltag schnell mal übersehen werden, aber doch viele Vorteile mit sich bringen würden.
Viele Unternehmen arbeiten schon seit geraumer Zeit mit Google Drive (z. B. in Verbindung mit der GSuite) und teilen dort Dateien, arbeiten gemeinsam an Dokumenten usw. Mit ein paar kleinen Tipps lässt sich da noch mehr aus dem Service herausholen. Ein Feature, das gerade im Unternehmensumfeld sehr wichtig ist, ist die Verschlüsselung von Dateien auf Google Drive. Mit dem Add-on Secure File Encryption lassen sich sensible Daten zusätzlich absichern – einfach in dem man beim Hochladen die Verschlüsselung auswählt. Zusätzlich zur Verschlüsselung wird dann noch ein Passwort vergeben.
Auch in den Bereich Sicherheit fällt das Feature, eine Ablaufdatum für den Zugriff auf bestimmte Dateien zu geben. Wer also seine Dateien für andere freigibt, kann im Freigabemenü unter dem Punkt „Erweitert“ ein Ablaufdatum festlegen. Somit ist der Zugang dann befristet. Bei der Freigabe von Dateien ist auch oft die gemeinsame Bearbeitung erwünscht – zumindest so lange, bis etwas schief läuft. Je mehr Menschen Zugriff auf eine Datei haben, desto eher passieren auch Fehler, es wird aus Versehen etwas gelöscht etc. Bei Google Drive werden bis zu 100 Versionen der Dateien für einen Zeitraum von 30 Tagen gespeichert. Läuft dann mal etwas schief, kann man nach Rechtsklick unter „Versionen verwalten“ auf den Bearbeitungsverlauf zurückgreifen und im Nachhinein noch einiges retten.
Das sind nur einige Beispiele, wie Google Drive genutzt werden kann. Gerade im Bereich Effizienz lohnt es sich, sich aber auch genauer mit Shortcuts und ähnlichen Themen zu beschäftigen.
