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Fokus statt Multitasking

Wie oft schaust du täglich in dein E-Mail Postfach? Bei den meisten Menschen passiert das zehnmal und öfter. Und gerade wir, die Online arbeiten, haben das Postfach doch eigentlich immer im Blick, oder? Schließlich kommunizieren wir meistens darüber und somit ist es wichtig. Aber es gibt auch negative Seiten der E-Mail. Schauen wir zu oft ins Postfach, werden wir ständig aus der Arbeit heraus gerissen und verlieren wertvolle Zeit, in der wir viel erledigen könnte.

Studien zeigen, dass jede Unterbrechung der Arbeit nicht nur die Zeit der Unterbrechung kostet, sondern noch bis zu 20 Minuten oben drauf gerechnet werden können, bis man sich wieder voll und ganz der eigentlichen Tätigkeit widmet. Und in dieser Zeit kommt es ja dann auch nicht selten zu den nächsten Unterbrechungen. „Nur mal eben E-Mails gucken“ kostet also richtig viel Zeit und somit auch Geld. Besser wäre es, wenn die Mails nur zwei- bis dreimal täglich abgerufen werden. Doch da ist ja diese Gewohnheit, das Postfach immer wieder aufzurufen, die uns die Umgewöhnung schwer macht. Mit dem Tool Adios kann diese Umstellung viel einfacher werden – wenn man Gmail oder die GSuite für die Mails nutzt. Dann sorgt das Tool nämlich dafür, dass die Mails nur dreimal am Tag zugestellt werden. Den Rest der Zeit herrscht gähnende Leere im Posteingang.

Nur dreimal am Tag E-Mails lesen? Viele halten das für unmöglich und sind noch immer der Meinung, sie müssten sofort auf jede eingehende Mail reagieren. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass das wirklich nicht nötig ist. Ist wirklich etwas überlebenswichtig, wird es wohl nicht per Mail kommen bzw. der Absender meldet sich auf anderem Wege, wenn er keine Reaktion erhält. Und alles andere kann getrost ein paar Stunden warten. Okay, den wichtigsten Kunden oder Chef mag man vielleicht nicht warten lassen, aber dafür können in Adios Regeln definiert werden, die die Mails bestimmter Absender immer sofort zustellen. Das Tool, das mit den Goolge-Produkten zusammenarbeitet, holt die Mails über einen Drittanbieter-Client via Imap ab und hinterlegt sie dann im Postfach mit einem unsichtbaren Label, dass die Anzeige zu bestimmten Zeiten steuert. Der Anbieter versichert dabei, dass nicht auf den Inhalt der Mails zugegriffen wird.

Das Setup des Tools ist einfach und schnell erledigt – und dazu ist es auch noch kostenlos. Es spricht also nichts dagegen, es vielleicht sogar über die Feiertage mal auszuprobieren und zu schauen, ob man sich nicht von dem Zwang befreien kann, stets und überall per Mail erreichbar zu sein und vor allem sofort zu reagieren. Mit der Zeit wird es dann ganz normal, das Postfach immer seltener zu öffnen und ein Tool zur Unterstützung ist dann nicht mehr notwendig.

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